PRIVACYBELEID REFORAC B.V.
De bescherming van uw persoonsgegevens en uw privacy is voor ons van groot belang. Dit Privacybeleid is van toepassing als wij uw persoonsgegevens verwerken, bijvoorbeeld als u of uw bedrijf onze producten of diensten bestelt of als u onze websites bezoekt en uw persoonsgegevens met ons deelt.
In dit Privacybeleid leggen wij uit hoe wij de met ons gedeelde en/of door ons verzamelde persoonsgegevens en andere informatie gebruiken. Wij verwerken uw persoonsgegevens met de nodige zorgvuldigheid en in overeenstemming met de Europese Algemene Verordening Gegevensbescherming (“AVG”) en de bijbehorende Nederlandse uitvoeringswetgeving (hierna: “Privacywet”).
Wij raden u aan het Privacybeleid zorgvuldig te lezen en een kopie te bewaren voor uw eigen administratie.
- VERWERKINGSVERANTWOORDELIJKE
Verwerkingsverantwoordelijke voor de verwerking van de persoonsgegevens is:
Reforac B.V.
Gevestigd te aan de H.W. Mesdaglaan 7, 2102 BB Heemstede, Nederland
(Kamer van Koophandel reg.nr. 63191814
Indien u vragen heeft over de verwerking van je persoonsgegevens kunt u contact opnemen met de onze klantenservice via info@reforac.com +31 (0)20-2117187 en info@reforac.com.
- WELK SOORT PERSOONSGEGEVENS VERZAMELEN WIJ, MET WELK DOEL EN OP WELKE RECHTSGRONDSLAG
Wij kunnen uw persoonsgegevens in een aantal situaties verwerken, bijvoorbeeld als u onze producten bestelt, als u een formulier op onze website invult of ons een e-mail stuurt met uw verzoek om informatie. Hieronder beschrijven wij kort de situaties waarin wij persoonsgegevens verwerken, voor welke doeleinden en op welke rechtsgrondslag.
- Klanten
Indien u (online) bij ons producten bestelt, verwerken wij persoonsgegevens. Dit kunnen zijn uw (bedrijfs)naam, adresgegevens, e-mailadres, telefoonnummer en/of gegevens van de contactpersonen, bankrekening, Inloggegevens (waaronder het wachtwoord) etc.
Wij gebruiken deze persoonsgegevens voor de uitvoering van de overeenkomst die u met ons heeft gesloten, voor de facturering van onze producten, voor de inning van vorderingen en om te voldoen aan verplichtingen op grond van wet- en regelgeving.
In uw account op de website kunt u de door u opgegeven bedrijfsgegevens, persoonsgegevens, geplaatste bestellingen en facturen inzien. Uw inloggegevens (naam en wachtwoord) worden gebruikt voor het beveiligen van uw account. U kunt uw inloggegevens op ieder moment via uw account wijzigen.
Ten slotte kunnen wij uw persoonsgegevens gebruiken om contact met u op te nemen (telefonisch of per e-mail) om antwoord te geven op uw vragen of opmerkingen en/of om u de gevraagde informatie of het gevraagde advies te verstrekken.
De rechtsgrondslag voor deze verwerking van persoonsgegevens is: noodzakelijk (i) voor de uitvoering van de overeenkomst met onze klanten, (ii) voor de behartiging van onze gerechtvaardigde belangen, of die van een derde, en/of (iii) om te voldoen aan een wettelijke verplichting waaraan wij zijn onderworpen.
2.2 Zakelijke relaties
Als u ons een e-mail stuurt met uw verzoek om informatie of een bestel-, contact- of terugbelformulier invult, verwerken wij de persoonsgegevens en informatie die u in uw e-mail of het formulier verstrekt. Wij kunnen deze persoonsgegevens gebruiken om contact met u op te nemen (telefonisch of per e-mail) om antwoord te geven op uw vragen of opmerkingen en/of u de gevraagde informatie te verstrekken. Ook verwerken wij persoonsgegevens van andere zakelijke partners en relaties, bijvoorbeeld adviseurs, leveranciers, potentiële klanten, etc. Wij verwerken de gegevens onder meer om onze zakelijke partners op de hoogte te houden van de ontwikkelingen binnen ons bedrijf en van onze producten.
De rechtsgrondslag voor deze verwerking van persoonsgegevens is noodzakelijk voor de behartiging van onze gerechtvaardigde belangen op het gebied van relatiebeheer en marketing.
2.3 E-mail nieuwsbrief
Wij kunnen onze klanten regelmatig onze e-mailnieuwsbrief sturen, tenzij zij daartegen bezwaar maken. In de nabije toekomst zal het mogelijk zijn om u in te schrijven voor onze e-mail nieuwsbrief via het formulier op onze website. In de nieuwsbrief zullen wij u op de hoogte houden van de ontwikkelingen binnen ons bedrijf en van onze producten. Uiteraard heeft u altijd de mogelijkheid om u af te melden. Dit kan bijvoorbeeld door gebruik te maken van de afmeldlink in de nieuwsbrief of door een e-mail te sturen naar info@reforac.com.
Voor het verzenden van de e-mailnieuwsbrief kunnen wij uw naam en e-mailadres verwerken. De rechtsgrondslag voor deze verwerking van persoonsgegevens is: noodzakelijk voor de behartiging van onze gerechtvaardigde belangen op het gebied van marketing.
2.4 Automatisch gegenereerde gegevens
Onze website registreert informatie over bijvoorbeeld de bezochte pagina’s, uw kliks, surfgedrag en zoekacties. Deze informatie kan worden gegenereerd door middel van bijvoorbeeld cookies of andere (vergelijkbare) technieken (zie voor meer informatie onze Cookie Verklaring).
Wij gebruiken de automatisch gegenereerde informatie en uw bedrijfsgegevens om analyses uit te voeren voor intern onderzoek en statistische, strategische doeleinden, dit alles in een geaggregeerde vorm (“geaggregeerde informatie”). Deze geaggregeerde informatie is niet herleidbaar tot u als persoon. Wij gebruiken de geaggregeerde informatie om onze website, diensten en producten te optimaliseren en meer te weten te komen over het gebruik van onze website en producten, zodat wij deze kunnen verbeteren.
De rechtsgrondslag voor de verwerking van deze gegevens is noodzakelijk voor de behartiging van onze gerechtvaardigde belangen op het gebied van marketing en optimalisering van onze website.
- HOE LANG BEWAREN EN VERWERKEN WIJ DE PERSOONSGEGEVENS?
Wij verwerken uw persoonsgegevens niet langer dan noodzakelijk is voor het doel waarvoor deze worden verwerkt. Als wij de persoonsgegevens niet langer hoeven te verwerken, zullen wij de persoonsgegevens wissen of anonimiseren, tenzij (i) wij ons moeten houden aan wettelijke bewaartermijnen (bijvoorbeeld vastgelegd in de belastingwetgeving) of (ii) door een wettelijke bewijsplicht bepaalde persoonsgegevens langer moeten bewaren. In dat geval worden alleen die persoonsgegevens bewaard die specifiek voor dat doel noodzakelijk zijn, voor een dergelijke langere periode.
- HOE BESCHERMEN WIJ DE PERSOONSGEGEVENS?
De veiligheid van persoonlijke gegevens heeft bij ons grote prioriteit. Wij zullen passende technische en organisatorische maatregelen nemen om de persoonsgegevens te beveiligen en te beschermen tegen onopzettelijke of onrechtmatige vernietiging, verlies, wijziging, ongeoorloofde bekendmaking of toegang, of tegen enige andere onrechtmatige of ongeoorloofde verwerking van dergelijke persoonsgegevens. Deze maatregelen garanderen, rekening houdend met de stand van de techniek en de kosten van uitvoering, een passend beveiligingsniveau gelet op de risico’s die de verwerking en de aard van de te verwerken gegevens met zich meebrengen. De transmissie van persoonlijke gegevens waarbij bijzondere bescherming vereist is, gebeurt gecodeerd (bijvoorbeeld door gebruikmaking van SSL = Secure Socket Layer). Dit is te zien aan het slotje dat de browser bij een SSL-verbinding laat zien. Technische veiligheidsmaatregelen ter bescherming van uw gegevens worden regelmatig gecontroleerd en indien nodig aangepast aan de nieuwste stand der techniek. Deze principes gelden ook voor bedrijven die, als verwerker, in onze opdracht en volgens onze aanwijzingen gegevens verwerken en gebruiken.
- MET WIE DELEN WIJ DE PERSOONSGEGEVENS?
Wij verstreken geen persoonsgegevens aan derden zonder uw uitdrukkelijke toestemming, tenzij wij daartoe verplicht zijn krachtens de toepasselijke wetgeving of op bevel van de bevoegde toezichthoudende autoriteit.
Verwerkers
Voor de aflevering van u bestelling, de hosting van onze website, de afwikkeling van u betaling of andere diensten die verband houden met bijvoorbeeld de bestelling van onze producten, het gebruik van onze website of onze marketing, kunnen wij gebruik maken van andere dienstverleners. Bijvoorbeeld bezorger van de bestelde producten, de hosting provider van de website of het marketingbureau. Deze leveranciers (zogenaamde ‘verwerkers’) verwerken de persoonsgegevens uitsluitend in onze opdracht. Met de verwerkers hebben wij een verwerkersovereenkomst gesloten waarin de verwerker wordt verplicht om alle verplichtingen uit de AVG en dit Privacybeleid na te leven. Voor vragen over deze verwerkers kan je contact opnemen met onze privacy medewerker via info@reforac.com.
Verwerkers buiten de EER
Een paar van onze leveranciers zijn gevestigd buiten Europese Economische Ruimte (“EER”). Indien deze leveranciers, namens ons, uw persoonsgegevens verwerken, zorgen wij ervoor dat er sprake is van passende waarborgen, waarmee, in overeenstemming met de AVG, een gelijkwaardig en voldoende niveau van bescherming wordt geboden voor uw rechten en vrijheden. Dit doen we bijvoorbeeld door erop toe te zien dat de leverancier gebonden is aan de door de Europese Commissie goedgekeurde modelcontracten voor gegevensoverdracht. Voor meer informatie over de waarborgen inzake de doorgifte buiten de EER kunt u contact opnemen met onze privacy medewerker via info@reforac.com.
- UW RECHTEN MET BETREKKING TOT UW PERSOONSGEGEVENS
U kunt op elk moment via onze klantenservice (info@reforac.com) een verzoek indienen om uw persoonsgegevens in te zien, te verkrijgen, te corrigeren of te beperken. Wij zullen uw verzoek steeds onverwijld in behandeling nemen en u, in ieder geval binnen een maand na ontvangst van het verzoek, informeren over het gevolg dat aan het verzoek is gegeven. Indien we uw verzoek niet kunnen inwilligen zullen we dat altijd nader toelichten. Indien we u verzoek tot de verkrijging van uw persoonsgegevens inwilligen, zullen we de persoonsgegevens op een door ons te bepalen standaardformaat aan u of aan een door u aangewezen derde partij ter beschikking stellen.
Indien u uw toestemming voor de verwerking van persoonsgegevens wilt intrekken of bezwaar wilt maken tegen de (verdere) verwerking van uw persoonsgegevens als bedoeld in artikel 2, kunt u eveneens contact opnemen met onze klantenservice (info@reforac.com). Wij zullen uw verzoek onverwijld, in ieder geval binnen een maand, in behandeling nemen en de betreffende persoonsgegevens verwijderen, tenzij wij op grond van dwingende gerechtvaardigde gronden of een wettelijke verplichting genoodzaakt zijn de betreffende persoonsgegevens langer te bewaren. Indien dat geval, zullen wij je hiervan op de hoogte brengen en onze afweging motiveren.
Indien u klachten heeft over de wijze waarop wij uw persoonsgegevens verwerken of u verzoeken behandelen, kunt u contact opnemen met directie via info@reforac.com. Indien dit niet leidt tot een oplossing kunt u natuurlijk altijd gebruik maken van uw recht om een klacht in te dienen bij de Autoriteit Persoonsgegevens (www.autoriteitpersoonsgegevens.nl) of een beroep te doen op de bevoegde rechter.
Eventuele andere vragen of opmerkingen over dit Privacybeleid kunnen worden gericht aan onze klantenservice via de onder artikel 1 genoemde contact gegevens.
- HERZIENINGEN VAN DEZE VERKLARING
Wij maken u erop attent dat dit Privacybeleid kan worden herzien, bijvoorbeeld als gevolg van herzieningen in de toepasselijke wetgeving. De herziene verklaring zal op onze website worden gepubliceerd. Wij raden u aan onze website en het Privacybeleid regelmatig te controleren.
De laatste herziening vond plaats in juli 2021.
1 juli 2021, Heemstede Nederland